Acceptatie & Overdracht
Het proces
Om het proces van Acceptatie & Overdracht soepel te laten verlopen is het van belang om de bijbehorende afspraken en uitgangspunten al aan het begin van het project overeen te komen. Dit betekent toetskaders vastleggen, procesafspraken maken en denken vanuit het gewenste resultaat.
Een veelgemaakte denkfout is dat Overdracht pas tegen het einde van een project begint. Toegegeven, de overdrachtsfase vangt dan inderdaad aan. Maar de basis van een goede overdracht wordt al gelegd vóórdat er ook maar één contract op de markt is gegaan.
In de uitvraag van het project dient naast het projectresultaat ook het ‘papieren’ project te worden gespecificeerd. De input hiervoor komt bij de uiteindelijke beheerorganisatie vandaan. Het is dus zaak om de beheerorganisatie al vanaf het begin te betrekken en onderwerpen als tekenvoorschriften en documentvraag zo concreet mogelijk te definiëren.
Als duidelijk is met welke systemen een beheerorganisatie werkt, dan kan het projectteam er voor zorgen dat de informatie op het juiste moment in deze systemen terecht komt. Hiervoor bestaat geen blauwdruk aangezien elke beheerorganisatie verschillende voorschriften en systemen hanteert. Een kwestie van maatwerk dus.
Het wordt nog interessanter op het moment dat er wijzigingen optreden gedurende de realisatie. Deze wijzigingen kunnen zowel aan de kant van het project als aan de kant van de beheerder plaatsvinden. Op dat moment dienen partijen elkaar op te zoeken en de consequenties van de wijzigingen in kaart te brengen. Ook hierbij geldt dat dit vooraf niet te voorspellen is. De kracht van goede samenwerking en respect voor elkaars belang geeft dan de doorslag.
Een derde eigenschap van het proces van Acceptatie & Overdracht is de traceerbaarheid van afspraken. Juist in langlopende projecten met veel personeelsverloop ligt het risico op de loer dat men vaak niet meer goed weet wat er precies is afgesproken. Traceerbaarheid van afspraken begint met een goede vastlegging, in combinatie met een heldere structuur, zodat voor beide partijen te allen tijde duidelijk is wat het uiteindelijke doel is. Wij zijn in staat om dit proces voor u in de juiste banen te geleiden, door te ontzorgen en borgen dat de overdracht een formaliteit wordt. De jarenlange ervaring bij meerdere grote projecten bieden u de garantie dat Triviro het proces van Acceptatie & Overdracht voor u waarmaakt.