Vergunningen & Milieu
De vergunninginventarisatie
Sinds jaar en dag zijn voor allerlei activiteiten toestemmingen nodig vanuit de overheid. Deze bestaan in de vorm van vergunningen en ontheffingen, en steeds vaker het doen van meldingen. Voor het gemak noemen we deze procedures hierna allemaal vergunningen.
Op basis van de Wet algemene bepalingen inzake omgevingsrecht (Wabo) zijn de meeste gemeentelijke toestemmingen gebundeld in de “omgevingsvergunning”. Maar daarnaast kan sprake zijn van vergunningen of ontheffingen bij de provincie, het waterschap of andere overheidsorganen. Deze vergunningverlenende organisaties noemen we het bevoegd gezag.
Aan de hand van bouwplannen analyseren wij de activiteiten die toestemmingplichtig zijn. Omdat we ervaring hebben in diverse grote en kleine projecten, en kennis hebben van wetgeving, zijn wij in staat om vrij snel te komen tot een overzicht. Het is goed om te weten dat wij ook op de hoogte zijn van de uitzonderingen op de vergunningplicht (vooral: de criteria die leiden tot uitzonderingen) en gerechtelijke uitspraken.
Indieningsvereisten
Iedere vergunningprocedure start met een aanvraag. De aanvraag bestaat uit een (digitaal) formulier en voorgeschreven bijlagen, bijvoorbeeld ontwerptekeningen, berekeningen of onderzoeksrapporten. Dit worden de indieningsvereisten genoemd. De wet stelt eisen aan de indieningsvereisten. Niet alleen welke documenten nodig zijn, maar ook hoe die er uit moeten zien (vorm, schaal, inhoud). Deze documenten moeten beschikbaar op het moment dat de aanvraag wordt ingediend, want het bevoegd gezag moet hierover oordelen. Triviro maakt deze vereisten inzichtelijk, zodat binnen het project de juiste documenten kunnen worden opgesteld.
Planning
De verschillende typen vergunningen kennen hun eigen doorlooptijden. Soms is er sprake van de zogeheten reguliere procedure (8 weken), soms van de openbare procedure (26 weken). De ene vergunning treedt in werking na het bekendmaken van het besluit, de andere vergunning pas nadat ook de bezwaartermijn van 6 weken is verstreken. Het niet op tijd krijgen van een vergunning wordt gezien als een groot risico’s voor bouwprojecten. De oorzaak daarvan kan gelegen zijn in het niet tijdig aanvragen, het verlengen van de behandeltijd door het bevoegd gezag, of bezwaar/beroep vanuit de omgeving.
Om de kans dat een vergunning te laat wordt aangevraagd te verkleinen, is het nodig om de behandeltijden van het bevoegd gezag, maar ook de interne voorbereidingstijd (verzamelen en genereren van de indieningsvereisten) op een juiste manier in de projectplanning op te nemen.
Vooroverleg
Het is van groot belang om de behandeling van de vergunningaanvraag zo soepel mogelijk te laten verlopen. Ook voor de vergunningverlener. Dubbel werk, of vertraging in de procedure zit niemand op te wachten. Voor grote en complexe projecten raden we aan om vooroverleg met het bevoegd gezag te starten. Soms is één of twee keer overleg genoeg, soms is het nodig om gedurende de gehele projectduur met elkaar in overleg te blijven. Ons doel hierbij is altijd om met respect voor de mens en begrip voor de (soms tegengestelde) belangen de vergunningprocedures tot een goede aanvraag en vergunning te komen.
Indienen van de aanvraag
Hoe vollediger de aanvraag, en hoe kwalitatief beter de inhoudelijke stukken, hoe kleiner de kans dat de behandeling van de aanvraag teveel tijd kost. Wij toetsen de aanvraagdocumenten op dit punt, en bij twijfel nemen we nog contact op met de vergunningverlener. Bij groen licht dienen we de aanvraag in via het landelijke Omgevingsloket Online, of via het eigen loket van het bevoegd gezag. Ieder type aanvraag kent zijn eigen methode.
De aanvraag wordt goed gedocumenteerd, en de proceduretijd wordt bewaakt. Bij (dreigende) termijnoverschrijding nemen wij contact op met de vergunningverlener om de oorzaak te achterhalen. Ondertussen rapporteren wij de voorgang aan de klant.
De vergunning verleend
En dan? Aan de vergunning kleven meestal beperkende voorwaarden. Of er moeten nog nadere stukken worden ingediend. We maken dat inzichtelijk en beschrijven de noodzakelijke acties. We delen deze met ontwerpers (naleveren van stukken) of met de uitvoeringsverantwoordelijke (realisatiemanager, werkvoorbereider, opzichter). Als de voorwaarden niet acceptabel zijn, ondersteunen we bij het indienen van een bezwaarschrift. Maar in de praktijk komt dit nauwelijks voor, omdat er goed vooroverleg is geweest.
Algemene regels
De trend op het gebied van wetgeving is om minder aan de voorkant te regelen (vergunning aanvragen) maar meer aan de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer over te laten. Deze krijgt meer vrijheid, maar zal wel aan een aantal algemene regels moeten voldoen. Als voorbeeld: een kabel ingraven in een beschermingszone van een waterkering is vergunningplichtig. Maar het waterschap heeft besloten dat er geen vergunning nodig is als niet dieper dan 60 cm wordt gegraven, in lengterichting van de dijk en het geen hoogspanningskabel betreft.
Het voordeel van dergelijke vrijstellingen is dat vooraf niet weken gewacht moet worden op een vergunning. Dergelijke vrijstellingen komen steeds vaker voor, waardoor het niet altijd meer duidelijk is of er een vergunning nodig is, of niet. En zo niet, welke regels gelden dan? Want die algemene regels staan allemaal verstopt in de vrijstellingsbesluiten, of bijlagen bij regelgeving. Via toezicht en handhaving wordt door het bevoegd gezag toegezien op naleving van de regels, dus achteraf kan worden geconstateerd dat het project illegaal is uitgevoerd.
Ook het in beeld brengen van dergelijke algemene regels rekenen wij tot onze taak.
De vergunningstrategie: veel variabelen
Het zal duidelijk zijn dat het vergunningproces in grotere en/of complexe projecten een behoorlijk aantal keuzes, afwegingen en afhankelijkheden kent. Om het risico op vertraging van het project te verkleinen, denken we van te voren over bovenstaande punten na, en beschrijven deze in een vergunningstrategie. Hierin beschrijven we ook de overlegstructuur met het bevoegd gezag en de wijze waarop vergunningaanvragen geclusterd kunnen worden.
De contractvorm van het project en de omgeving waarin het wordt uitgevoerd zijn ook relevante parameters voor de strategie. Vaak draaien we mee in de projectorganisatie. Wij zorgen dan voor borging van de strategie in de planning, interne processen, het projectmanagementplan, het risicoregister en denken na over versnellingsmaatregelen en risicobeheermaatregelen.